Er zijn veel bedrijven die door de coronacrisis genoodzaakt zijn om anders te werken. Zo krijgt personeel indien mogelijk de gelegenheid om thuis te werken. De werkzaamheden lopen in dat geval gewoon door en een vergadering maakt daar mogelijk deel vanuit. Het is tijdens de coronacrisis wel van belang om een vergadering op een veilige manier te organiseren. Indien dat op afstand gebeurt via bijvoorbeeld de vorm van videovergaderen is de veiligheid al gewaarborgd. Het is echter anders indien het personeel naar het bedrijf komt om te vergaderen. Dan zijn er extra maatregelen nodig om een optimale veiligheid te garanderen. Hieronder volgen enkele tips om op een veilige manier een vergadering te organiseren.
Creëer afstand in de vergaderruimte
Het is bij het organiseren van een fysieke vergadering op locatie als eerste van belang om de vergaderruimte veilig in te richten. Wilt u een een vergadering op een externe locatie organiseren dan zijn hier ook zeker mogelijkheden voor. Neem een kijkje op Vergaderen.nl. Een grote vergadertafel biedt wat dat betreft natuurlijk al uitkomst. Het whiteboard is daarbij simpel aan het hoofdeinde van de vergadertafel te plaatsen, zodat iedereen daar goed zicht op heeft. Een whiteboard is tijdens vergaderingen waar ideeën en oplossingen naar voren komen een efficiënt hulpmiddel. Het is verder aan te raden om de vergadergroep zo klein als mogelijk te houden. Zorg ervoor dat de stoelen zich op ruim anderhalf meter afstand van elkaar bevinden. Indien mogelijk is de afstand tussen de stoelen uiteraard verder te vergroten.
Overweeg afscheiding van plexiglas
Er zijn bedrijven die extra maatregelen nemen om eventuele besmetting met het coronavirus zoveel mogelijk te voorkomen. Bijvoorbeeld door plexiglas spatschermen in vergaderruimtes en andere werkruimtes te plaatsen. Een dergelijk scherm is eenvoudig te gebruiken en te installeren. Zo is het mogelijk om het plexiglas spatscherm neer te zetten op een vergadertafel in een paneel. Hiermee is er sprake van een extra beschermende maatregel voor het personeel en is de vergadering veilig georganiseerd. Er zijn natuurlijk nog wel meer maatregelen nodig om zorg te dragen voor de veiligheid van personeel. Het spatscherm is gewoon doorzichtig en het went snel als deze afscheiding tussen de vergaderplaatsen staat opgesteld.
Zorg voor hygiënische maatregelen
Het is belangrijk om een goede voorbereiding te treffen om een vergadering op locatie te organiseren. Daar horen het treffen van hygiënische maatregelen bij. Het is aan te raden om bij de entree van het gebouw al te voorzien in desinfecterende handgels. Bij het toetreden tot de vergaderruimte is het eveneens mogelijk om nogmaals in desinfecterende handgels te voorzien. Door extra aandacht aan de hygiëne te besteden, is er sprake van een extra veilige vergaderomgeving. Wanneer je enkel beschikking hebt tot een krappe vergaderruimte kan het ook een idee zijn om een buitenlocatie te huren.
Check de gezondheidstoestand
Het is net als bij de toegang tot de horeca verstandig om de gezondheidstoestand van het personeel te checken. Het is in dat geval mogelijk om bijvoorbeeld een gezondheidscheck uit te voeren door een aantal vragen te stellen. Vraag bijvoorbeeld vooraf of er sprake is van gezondheidsklachten die te maken hebben met het coronavirus. Bijvoorbeeld of er sprake is van verkoudheid, koorts, hoesten of andere corona gerelateerde klachten. Als duidelijk is dat personeel dat thuiswerkt dergelijke klachten heeft, dienen deze medewerkers uiteraard niet naar de vergadering te komen.
