Voor een klein kantoor is het organiseren van een personeelsfeestje waarschijnlijk zo gepiept. Maar er zijn ook bedrijven met honderden personeelsleden die jaarlijks een groot personeelsfeest organiseren. Zij heten soms ook familieleden welkom en smeden teambanden terwijl er interessante lezingen zijn, hapjes verschijnen en ook de drank rijkelijk vloeit. Achter dergelijke grote personeelsfeesten gaat een heuse organisatie verscholen. Een organisatie waar waarschijnlijk weken of zelfs maanden werk aan voorafgaan. En in dergelijke gevallen kan een CRM-systeem heus wel een meerwaarde zijn.
Wat is CRM-software?
CRM-software is eigenlijk een kant-en-klaar programma voor het managen van klantcontacten. Hierbij worden alle gegevens maar ook alle contactmomenten gecentraliseerd waardoor er bij elke klant een 100% zicht is op de relatie met de onderneming. Hierdoor kunnen verschillende medewerkers het contact met de klant aangaan zonder aan duidelijkheid in te boeten. Hoewel dergelijke systemen aanvankelijk werden gemaakt in functie van het beheer van de klantrelatie, kunnen ze ook eenvoudig elders worden toegepast. Zo gebruiken veel bedrijven CRM-software ook voor leveranciersbeheer of zelfs als HRM-tool. In de praktijk gebruik je het ook al even eenvoudig voor het personeelsfeest.
Helder communiceren met alle genodigden
Omdat personeelsleden van verschillende vestigingen al dan niet aanwezig zullen zijn en misschien wel wederhelften en kinderen meenemen, zal er al snel een stortvloed aan communicatie ontstaan. Deze gegevens kan je bijhouden in een Exceldocument, maar het is toch eenvoudiger om de communicatiemomenten te centraliseren en automatisch informatie door te laten sturen vanaf de CRM-software. Omdat lang niet alle CRM-tools eenvoudig communiceren met andere programma’s, loont crm software vergelijken. Het resultaat van zo’n heldere communicatie? Je geeft elke genodigde een uniek gevoel. En dat is bij een personeelsfeest niet onbelangrijk.
Ook inzetbaar voor leveranciers
De CRM-software is niet alleen een meerwaarde in de relatie met genodigden, maar ook met leveranciers. Zoals ze het in de transportsector vast wel kunnen beamen zijn deadlines hier cruciaal. Een laattijdig antwoord op de vraag van een cateringbedrijf en er zijn misschien wel geen amuses. Of een vergeten factuur en we drinken water in plaats van champagne. Maar weinig sectoren zijn zo gevoelig voor deadlines als de eventsector. Door CRM-software te gebruiken behoud je het overzicht op de volledige event, terwijl je eenvoudig milestones, deadlines, budgetten en tarieven in het oog houdt.
Bespaar tijd met CRM-software
Mails die elkaar kruisen, bijlagen die verloren gaan en paniekerige telefoontjes die elkaar opvolgen: bij het organiseren van een groot personeelsfeest is dat lang geen uitzondering. En als het een themafeest is of indien er een dresscode wordt opgelegd? Dan is het hek vaak helemaal van de dam! Aangenaam is dat natuurlijk niet, zeker niet wanneer er naast de organisatie van het personeelsfeest ook personeelsadministratie of andere taken op de agenda staan. Door CRM-software te gebruiken voorkom je dergelijke problemen en bespaar je bovendien veel tijd. Niet alleen beperkt dat het aantal overuren, maar ook de druk en de stress neemt af. En zo hoeft het organiserend management op de dag van het event niet de man met de hamer tegen te komen.
