Bellen over het internet is niets onbekends, want we doen het al via WhatsApp en Skype. Daarbij heb je wel vaak te maken met een verbinding die te wensen overlaat. Toch stappen steeds meer bedrijven over op zakelijke cloud telefonie, dat ook loopt via het internet. Wat is het eigenlijk en welke voordelen zitten eraan?
Wat is Cloud telefonie?
Cloud telefonie is gebaseerd op het principe van Voice over Internet Protocol (VoIP). Daarbij wordt een telefoongesprek tot stand gebracht met behulp van een dataverbinding in plaats van via een traditionele telefoonverbinding. In het geval van cloud telefonie heb je geen eigen telefooncentrale in huis, maar maak je gebruik van het datacenter van je leverancier van wat men hosted telefonie noemt. Je hebt toegang tot die cloud telefooncentrale via het internet.
Altijd bereikbaar
Cloud telefonie heeft als voordeel dat je eigenlijk altijd bereikbaar bent op het telefoonnummer van je bedrijf. Komt er een tweede telefoontje binnen terwijl er al een telefoongesprek loopt, dan kan deze automatisch doorgeschakeld worden naar een collega die wel beschikbaar is. Ook is het mogelijk om automatisch door te schakelen naar een mobiel nummer, waardoor je niet meer ongewenst mobiele nummers hoeft uit te geven aan klanten. De speciale IP-telefoons die je als vaste telefoontoestellen gebruikt bij VoIP kun je zelfs ontkoppelen en mee naar huis nemen en daar op een internetkabel aansluiten. Je bent dan op dat toestel nog steeds bereikbaar op het telefoonnummer van je bedrijf. Heb jij te maken met een internetstoring of stroomstoring? Dan worden oproepen door de telefooncentrale automatisch doorgestuurd naar een mobiele telefoon.
Koppelen met CRM- of ERP-applicatie
Met cloud telefonie kun je ook allerlei handige koppelingen maken. Dan kan zijn met een agenda, zodat het systeem automatisch een binnenkomend gesprek doorschakelt naar een collega wanneer iemand in een meeting zit. Maar cloud telefonie kan ook uitstekend gekoppeld worden aan je CRM- of ERP-applicatie. Hierdoor kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat het dossier van een klant meteen naar boven komt bij een oproep. Zo kun je een telefoongesprek met een klant een stuk soepeler en professioneler doen verlopen.
Flexibel en gebruiksvriendelijk systeem
Bedrijven zijn constant in beweging. Als het goed gaat, kan het aantal medewerkers groeien. Gaat het minder, dan kan het aantal medewerkers dalen. Dit opschalen en afschalen kan heel gemakkelijk bij cloud telefonie. Zo kun je er altijd voor zorgen dat alle medewerkers aangesloten zijn en je niet betaalt voor diensten die je niet meer gebruikt. Daarnaast is het zo dat iedere gebruiker zijn eigen voorkeursinstellingen kan invoeren, en dus ook hun bereikbaarheid kunnen instellen. Voicemails kunnen in de mailbox ontvangen worden als geluidsbestand, waardoor de gebruiker zelf bepaalt in welke volgorde hij ze afluistert. Zo worden er ook minder belangrijke en urgente telefoontjes gemist.
Lagere kosten
Omdat je bij Cloud telefonie geen gebruik maakt van een eigen telefooncentrale, hoef je deze dus niet aan te schaffen of te onderhouden. Ook voor de beveiliging ben je niet zelf verantwoordelijk. Zoals we al schreven kun je gemakkelijk diensten afstoten waar je geen gebruik meer van maakt. Daar komt ook nog eens bij dat de maandelijkse abonnementskosten en beltarieven van Cloud telefonie flink lager kunnen uitvallen dan de abonnementskosten en beltarieven voor traditionele telefonie. Dat kan een besparing tot 70 procent opleveren.
